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Pour faire fonctionner une entreprise, il ne suffit pas de mettre au point un bon produit ou service. Derrière toute entreprise qui réussit, il y a des personnes qui œuvrent afin assurer son bon fonctionnement.

Richard Branson, célèbre entrepreneur, fondateur du groupe Virgin, affirmait d’ailleurs à ce titre, que : « Si vous prenez soin de vos employés, ils prendront soin de votre société ».

Les relations qui lient l’entreprise à ses salariés sont réglementées par le Droit du travail. L’employeur est en effet soumis à un certain nombre d’obligations vis-à-vis de ses salariés.

1.  Le Contrat de travail

Qu’est-ce que le contrat de travail ?

Un contrat de travail est un accord par lequel une personne (le salarié) s’engage à fournir un travail sous la direction et pour le compte d’une autre (l’employeur), percevant, à ce titre, une rémunération en échange.

Il s’agit en principe d’un document écrit précisant les droits et obligations du salarié et de l’employeur et régissant les conditions de travail du salarié telles que la rémunération ou la durée du contrat par exemple.

Notons toutefois qu’il n’est pas obligatoire pour un contrat à dure indéterminée (CDI). Il l’est en revanche pour un contrat à durée déterminée (CDD).

Quels sont les différents types de contrats de travail ?

On distingue plusieurs types de contrats de travail. Parmi ceux-ci, les plus répandus sont :

• Le contrat à durée déterminée (CDD) ;
• Le contrat à durée indéterminée (CDI) ;
• Le contrat à durée déterminée d’usage (CDDU) qui concerne principalement les intermittents du spectacle.

Par ailleurs, le type de contrat dépend de l’activité réalisée (contrat de vendanges, contrat saisonnier, CDD à objet défini) mais aussi des conditions d’exercice du travail (contrat intermittent, contrat à temps partiel, etc…).

Dans une entreprise, qui est habilité à signer un contrat de travail ?

Dans le cas d’une entreprise individuelle par exemple, l’exploitant est une personne physique. Il signe donc lui-même les contrats de travail avec ses salariés.

Cependant, dans le cas d’une entreprise, le contrat de travail doit être signé par une personne ayant une délégation de signature. Il peut s’agir du gérant ou d’une personne des ressources humaines, en charge du recrutement par exemple.

Du point de vue formel, le contrat de travail doit-il obligatoirement être formulé par écrit ?

Tout contrat de travail doit être écrit pour être valide.

Cependant, dans le cas d’un CDI à temps complet, il peut s’agir d’un accord verbal ou tacite. Dans ce cas, l’employeur est tenu de faire une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF. L’inconvénient de ce type de contrat est l’absence de période d’essai. En effet, celle-ci doit être notifiée par écrit. Or, en l’absence de contrat écrit, elle ne peut exister.

Quelques règles gouvernent par ailleurs la rédaction du contrat dans le cas d’un contrat écrit :

• Un contrat conclu en France doit être rédigé en français ;

• Il doit contenir les mentions obligatoires imposées par le Code du travail même si les deux parties négocient librement son contenu.

2.  Le Bulletin de salaire ou Fiche de paie

De quoi s’agit-il ?

La fiche de paie est un document que l’employeur délivre à ses salariés, conformément aux exigences légales. Les articles L3243-1 et suivants du Code du travail disposent les mentions obligatoires qui doivent figurer dans ce document :

• Les informations liées à l’identité de l’employeur telles que ses nom et adresse, son numéro SIRET et son code APE ou NAF ;

• Les informations concernant le salarié telles que son nom, son emploi ainsi que son statut dans l’entreprise ou son coefficient hiérarchique ;

• Le nombre d’heures de travail hebdomadaire ou mensuel ainsi que la période concernée par la fiche de paie ;

• La rémunération brute ;

• La totalité des retenues, cotisations sociales et exonérations éventuelles ;

• La rémunération nette ;

• La mention précisant que le document doit être conservé sans limitation de durée ;

• Le taux de prélèvement à la source et l’impôt ;

• Le nom de la convention collective applicable dans l’entreprise ;

• Le date de paiement.

Il existe, par ailleurs, un certain nombre d’informations dont la mention dans la fiche de paie est interdite par la loi. Il s’agit notamment de toute mention précisant la participation du salarié à une activité liée à une représentation de salariés ou de grève.

Dans quelles conditions le bulletin de paie est-il remis au salarié ?

Le bulletin de paie doit être remis par l’employeur à son salarié via l’un des moyens suivants :

• En main propre ;
• Par voie postale ;
• Sous forme électronique dans un coffre-fort électronique. Toutefois, le salarié peut s’opposer à tout moment au bulletin de paie au format électronique et le demander une version papier.

De son côté, l’employeur doit garantir l’accès au bulletin de paie électronique durant 50 ans ou jusqu’à l’âge de retraite du salarié, déterminé par l’article L.1237-5 du code du travail.

La fiche de paie peut-elle faire l’objet de contestation ?

L’employeur, comme le salarié, peuvent contester la fiche de paie. Le premier peut exiger le remboursement d’un trop perçu tandis que le salarié peut contester son montant.

Une telle faculté est toutefois prescrite au bout de trois ans.

Il est à noter, de plus, que comme indiqué sur la fiche de paie, le salarié doit conserver sa fiche de paie sans limitation de durée. De son côté, l’employé est également tenu à la conservation de ce document pendant une période de cinq ans minimum, selon l’article L3243-4 du code du travail.

3.  Le rôle du Comité Social et Économique (CSE) Qu’est-ce que le CSE ?

Le CSE est une instance de représentation du personnel composé de plusieurs membres :

• Le délégué du personnel ;
• Le comité d’entreprise ;
• Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

Cette entité a pour rôle principal d’entretenir un lien entre l’employeur et les salariés. Il est ainsi destiné à faciliter le dialogue social entre ces deux parties.

Quelles sont ses missions ?

L’étendue de ses missions dépend de l’effectif de l’entreprise.

Dans une entreprise de moins de cinquante salariés, le CSE est chargé de représenter les intérêts des salariés auprès de la direction, notamment aux sujets :

• De l’application des accords et conventions collectifs ;
• De l’application des règlements en matière de Droit social ;
• Des salaires.

Il joue un rôle d’intermédiaire pour toutes les questions ayant trait aux réclamations, la santé et, de manière générale, au bien-être des salariés.

Les missions du CSE s’élargissent au sein d’une entreprise de plus de cinquante salariés. Le CSE doit en effet être consulté sur les orientations stratégiques et économiques de l’entreprise. L’équipe de spécialistes du Cabinet CAPITAL EXPERTISE COMPTABLE vous accompagne également dans le cadre de vos litiges auprès du CSE. 

4.  L’Audit social

Qu’est-ce que l’audit social ?

L’audit consiste à contrôler et évaluer les méthodes de l’entreprise. Il s’agit d’un instrument destiné à aider le dirigeant d’entreprise dans sa prise de décision et dans sa gestion. Il existe de nombreux types d’audit : l’audit comptable et financier, l’audit environnemental, l’audit organisationnel, etc. Parmi ceux-ci figure l’audit social.

Selon une définition de la Commission européenne, l’audit social est une « évaluation de l’impact social d’une entreprise par rapport à certaines normes et attentes ». Il s’agit d’un procédé visant à évaluer la politique de ressources humaines de l’entreprise.

Quelle est la finalité d’un audit social ?

L’audit social peut être demandé pour quatre types de raisons :

• Vérifier la conformité des pratiques de l’entreprise aux normes sociales ;

• Analyser la pratique réelle de l’entreprise vis-à-vis des règles et procédures internes ;

• Évaluer la situation de l’entreprise avant d’entamer des changements ;

• Comprendre une situation particulière liée à l’entreprise.

 Pourquoi procéder à un audit social dans votre entreprise ?

L’audit social vous permet :

• D’évaluer d’éventuels risques pour l’entreprise en cas de non-respect du droit du travail ;

• De prévenir d’éventuels conflits sociaux et risques pour l’entreprise ;

• D’améliorer votre politique des ressources humaines en vue d’une valorisation de votre entreprise.

5.  Le Contrôle URSSAF

Qu’est-ce que l’URSSAF ?

L’URSSAF ou Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales, est une entité chargée par l’État de la collecte des cotisations sociales des entreprises par les différentes caisses de Sécurité sociale.

À quoi sert un contrôle URSSAF ?

Le contrôle URSSAF a pour objectif de vérifier si votre entreprise s’est acquittée de ses charges sociales. Dans l’hypothèse où le contrôle aboutirait sur des incohérences ou lacunes de paiement, l’URSSAF procède à leur rectification, en exigeant, le cas échéant, une régularisation.

Le contrôle URSSAF porte sur toutes les catégories de cotisations exigibles par cette entité durant les trois dernières années.

Comment se déroule le contrôle URSSAF concrètement ?

Le contrôle URSSAF peut se dérouler de deux manières selon l’effectif de l’entreprise. Il peut se formaliser par :

• Un avis de contrôle sur pièces dans les locaux de l’URSSAF dans le cas des entreprises de dix employés maximums.
• Un contrôle sur place pour les plus structures de taille plus importante. L’agent chargé du contrôle de l’URSSAF se déplace dans ce cas au sein des locaux des entreprises ou dans les bureaux de leurs experts-comptables.

Les déclarations sociales

Une entreprise doit effectuer un certain nombre de déclarations sociales afin de se conformer à la loi. Parmi celles-ci, on distingue les déclarations relatives à :

La Rupture conventionnelle

La rupture conventionnelle permet à l’employeur et au salariéde mettre fin au contrat de travail qui les lie. Les deux parties conviennent de mettre fin au contrat d’un commun accord.

Cette procédure diffère des procédures de licenciement ou de la démission, qui sontunilatérales.

Quelle conséquence de la rupture conventionnelle pour l’entreprise ?

Une fois les deux parties accordées sur le principe de la rupture conventionnelle, l’employeur doit verser une indemnité à son salarié. Le montant de cette indemnité ne doit en aucun cas être inférieur au montant de l’indemnité légale et doit être clairement retranscrit dans la convention de rupture conventionnelle.

Notez que si une convention collective fixe les indemnités en cas de motif personnel et/ou en cas de licenciement économique, le montant de l’indemnité est fixé comme suit :

• Si les indemnités de licenciement économique et pour motif personnel sont supérieures à l’indemnité légale, on retient le montant le plus faible ;
• Si celles-ci sont inférieures alors on retient le montant de l’indemnité légale.

L’entreprise doit par ailleurs s’acquitter de charges sociales au titre de ces indemnités de rupture conventionnelle. Le montant de celles-ci dépend notamment de son ancienneté. Ce calcul est effectué au début du processus.  Elle est ensuite envoyée à la DIRECCTE (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi).

Elle a alors un délai d’instruction de quinze jours. A l’issue de ces quinze jours, sans refus clair de sa part, la rupture conventionnelle est effectuée.

La déclaration sociale nominative mensuelle

La déclaration sociale nominative regroupe les déclarations sociales d’une entreprise. Obligatoire depuis le premier janvier 2017, elle est effectuée chaque mois et est le seul vecteur de transmission des informations des employeurs du secteur privé.

La Déclaration d’intermittent du spectacle

Toutes les entreprises ne sont pas éligibles aux cotisations des intermittents du spectacle.. Vous devez vérifier si votre code NAF figure parmi ceux qui y sont éligibles.

Si votre activité principale est régie par l’une des conventions collectives liées au spectacle, cela indique qu’elle est éligible à employer un intermittent du spectacle.

Comment employer, en pratique, un intermittent du spectacle ?

Employer un intermittent du spectacle revient à recruter un salarié. Cette collaboration est par conséquent régie par le Code du travail mais aussi par les conventions collectives.

Voici la marche à suivre pour formaliser ce type de collaboration :

• Conclure un contrat de travail et procéder à la déclaration pour embauche d’un salarié
• Verser son salaire et ses cotisations sociales.

La Déclaration d’autoentrepreneur ou micro entrepreneur

Une entreprise peut utiliser les services d’indépendants dans un cadre de sous-traitance. L’employeur doit s’assurer de ne pas représenter une part prépondérante de son chiffre d’affaires afin de ne pas être requalifié en salariat déguisé.

De même, il doit s’assurer que l’auto-entrepreneur est à jour dans ses cotisations sociales.

L’autoentrepreneur, quant à lui, est soumis à une obligation de déclarer son chiffre d’affaires. En s’acquittant de cette obligation, il permet le calcul du montant de ses cotisations et contributions sociales.

La déclaration doit être réalisée en ligne via le site de l’URSSAF. Dans le cas particulier où votre chiffre d’affaires est nul, il vous suffit de mettre la mention « NÉANT » dans la case destinée au montant. En tout état de cause, la déclaration du revenu est obligatoire.

Le défaut de déclaration est en effet passible d’une pénalité de cinquante-deux euros applicables pour chaque déclaration non effectuée.

En conclusion, la gestion d’une entreprise implique le respect d’un certain nombre d’obligations et en particulier des prescriptions du Code du travail, ainsi que le paiement de charges sociales. Afin de vous assurer de rester en vigueur avec les dispositions légales, l’équipe de CAPITAL EXPERTISE COMPTABLE reste à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches.