L’organisation d’une entreprise implique différents métiers tels que l’administratif, la finance, ou encore les ressources humaines. Ces derniers ont un champ de compétences bien précis et sont essentiels pour la bonne marche de l’entreprise.
De même, l’organisation administrative interne doit être formalisée pour que chaque service contribue de la manière la plus efficace aux objectifs fixés par le dirigeant..
Le secrétariat est un poste polyvalent. Les missions du secrétaire vont de la facturation à la gestion des paiements, en passant par la saisine de documents.
Vous trouverez ci-après des informations vous permettant de mieux cerner ce qu’englobe le secrétariat en entreprise.
On compte environ 500 000 postes de secrétaires aujourd’hui en France. La question se pose dès lors de savoir pour quelles raisons le poste de secrétaire s’est-il répandu ces dernières années ?
Ce poste a vocation à répondre à des problématiques d’ordre opérationnel. Il permet de faciliter la mission des dirigeants et des différents services au quotidien et coordonne les fonctions support d’une entreprise, par exemple la finance, les systèmes d’information ou encore les ressources humaines.
Le secrétaire a une compétence transverse. Il peut en effet cumuler des compétences dans les domaines financiers et juridiques, mais aussi dans les ressources humaines, ou dans le domaine commercial…
D’un autre côté, la création d’un poste de secrétaire permet aux différents autres services de se concentrer davantage sur leur métier en déléguant le travail administratif chronophage.
Malgré un intitulé de poste similaire, le périmètre de compétences du secrétaire diffère selon qu’il exerce sa fonction au sein d’un grand groupe ou d’une entreprise de taille plus réduite.
Le secrétaire général d’une entité de taille moyenne peut avoir tendance à assumer la direction de plusieurs services en même temps. En revanche, en ce qui concerne les grandes structures, la délimitation du poste est plus homogène. Par souci de cohérence, le secrétaire général englobe toutes les fonctions d’ordre administratif nécessaires à la bonne coordination entre les différentes fonctions support de l’entreprise.
Intéressons-nous désormais à une activité essentielle au sein d’une entreprise : la facturation client.
La facturation ou plus précisément, l’établissement d’une facture est obligatoire pour toute prestation de services.
La facture de prestation de service est un document comptable qui retrace les transactions commerciales et les prestations réalisées par une entreprise pour le compte de ses clients.
La facture a les fonctions suivantes :
Voici les différents types de transactions qui nécessitent l’établissement d’une facture :
D’un point de vue pratique, une facture doit afficher les informations suivantes :
Quelle sanction s’applique-t-elle en cas d’oubli de l’une de ces mentions obligatoires ? En cas d’oubli, l’entreprise peut se voir apposer :
Afin de veiller à l’équilibre de ses créances, un chef d’entreprise doit mettre en place un système de suivi de facturation. Un tel suivi peut être mis en place, simplement, grâce au logiciel Excel. Une telle démarche est primordiale, principalement pour deux raisons :
Voici les différentes règles pratiques à respecter pour établir votre facture :
Pour établir vos factures, vous disposez de plusieurs options : vous pouvez utiliser un logiciel et transmettre les factures à votre expert-comptable, vous pouvez également transmettre des factures manuscrites. L’essentiel consiste à ce que vous soyez en mesure de transmettre la totalité de vos factures à votre cabinet d’expertise comptable qui tient votre comptabilité globale.
L’équipe du Cabinet Capital Expertise Comptable se tient à votre disposition pour vous accompagner dans toutes vos démarches de facturation.
Enfin, intéressons-nous à une fonction centrale dans une entreprise : la gestion des paiements.
Le texte sur le traitement de la facture est long ok pourquoi pas mais il ne fait pas mention de la réforme des factures électroniques (https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F23208)
La gestion des paiements constitue un autre aspect incontournable dans la vie d’une entreprise. Qu’il s’agisse des paiements entrants ou des encaissements, leur sécurisation est une problématique de première importance.
En effet, 80% des entreprises déclarent avoir subi au moins une cyberattaque durant l’année écoulée.
En principe, une entreprise dispose d’une grande liberté dans le choix de ses moyens de paiement. Il existe toutefois des catégories de transaction pour lesquelles la loi impose un moyen de paiement déterminé. C’est par exemple le cas des salaires supérieurs à 1500€ par mois (par chèque barré ou virement bancaire), ou d’un paiement à un notaire (virement bancaire)
Voici les différents moyens de paiement, des plus traditionnels et plus courants aux plus récents :
Ce type de prélèvement est souvent plébiscité dans la mesure où il n’implique aucune limitation de durée ou de plafond, selon la Banque de France.
Comme mentionné ci-dessus dans l’article, la cybercriminalité est devenue un enjeu majeur des entreprises. Selon l’assureur Euler Hermès, 20% des entreprises auraient subi plus de 10 tentatives de fraudes en 2018. Or, ces chiffres n’ont cessé de croitre jusqu’à aujourd’hui.
Il est par conséquent primordial de sécuriser ses moyens de paiement.
En conclusion, il est primordial de prendre en considération les problématiques de sécurité actuelles et de prendre les mesures nécessaires en conséquence.
De l’établissement de vos factures à la nomination d’un secrétaire, rien ne doit être laissé au hasard afin d’assurer la sécurité de votre structure. De même, le suivi et la gestion des paiements constituent des domaines à ne pas négliger.
Afin de vous accompagner et de vous conseiller dans l’accomplissement de tous ces aspects, notre équipe de professionnels du cabinet Capital Expertise Comptable se tient à votre disposition.
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